Una Secretaría del MERCOSUR para el siglo XXI

En el PROYECTO DE APOYO A LA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DEL MERCOSUR financiado por la COMISIÓN EUROPEA, la empresa SoftPoint se suma a este desafío de transformación tecnológica, con una solución que convierte a la Secretaría en un centro automatizado de gestión de la información, proporcionando un Sistema de Información que optimiza sus procesos administrativos y facilita la gestión de los diferentes órganos que componen el MERCOSUR.

Este sistema se concretó con el diseño e implantación de una solución integrada, en entorno y con tecnología WEB, para la configuración de un sistema electrónico de gestión documental, que mejora el almacenamiento, conservación, recuperación y búsqueda de los documentos, junto con la confección de un módulo normativo que facilita el seguimiento y control de la incorporación de las normas elaboradas por los distintos órganos dependientes del MERCOSUR.

Sumada a esta propuesta, el rediseño de la WEB, combinando en ella una interfase totalmente renovada y atractiva, con una serie de mejoras que facilitan a sus visitantes, la búsqueda ágil, dinámica y eficiente de la información pública. Abarca además todas las opciones de la página web actual.

Funcionalidades:

• Facilitar el almacenamiento, conservación, recuperación y búsqueda de los documentos producidos por los órganos decisorios del MERCOSUR y sus dependientes, así como de los documentos de apoyo propios de la SM.
• Facilitar el manejo de las normas y su seguimiento.
• Preparar la documentación necesaria para el apoyo a reuniones.
• Mejorar el funcionamiento de la página Web con la que cuenta la SM actualmente.
• Contar con un Portal para que los integrantes de la SM y de los órganos del MERCOSUR accedan a la información que necesiten, tanto en las reuniones, como en su trabajo diario.

Beneficios:

• Acceso seguro, confiable e inmediato a la información.
• Acceso múltiple a los datos requeridos.
• Realizar un mejor manejo de las comisiones, evitando el traslado físico de la información, al posibilitar el acceso remoto de los participantes y representantes.
• Administrar la publicación de los informes en ámbitos reservados o públicos.

Del mismo modo el Sistema de Información respalda a los distintos órganos del MERCOSUR en sus diferentes funciones:

• En el archivo confiable y seguro de la documentación que deben resguardar.
• Multiplica la capacidad de gestión y facilita el desempeño cotidiano de quienes apoyan y de quienes toman las decisiones como representantes de los Estados Partes.
• Permite la visualización inmediata y en múltiples escenarios, de la información en donde sea requerida.
• La posibilidad de realizar un seguimiento del estado de los procesos que lleva la documentación en cada una de sus etapas.
• Manejo a distancia y en línea de la información.
• Publicación y difusión de Normas.
• La coordinación con los Estados Partes.
• Realización del control de calidad y del correcto uso de los idiomas español y portugués, así como de su correspondiente traducción.
• Informar a las secciones nacionales.